Flexibles Arbeiten nutzt neue Technologien, um die Leistung und die Zufriedenheit im Job zu steigern.
Digitalisierung und Globalisierung haben das Arbeiten im letzten Jahrzehnt verändert. Dazu zählt eine flexiblere Form der Zusammenarbeit, das sogenannte Smart Working. Denn der Arbeitsplatz ist nicht mehr ein fester Ort, sondern kann flexibel gewählt werden. Videokonferenzen und cloudbasierte Software machen eine Kommunikation über Grenzen und Zeitzonen hinweg möglich.
Smart steht für intelligent und Working bedeutet arbeiten. Smart Working beschreibt die Interaktion im Job untereinander, die Vernetzung von Menschen und Wissen – unabhängig von Ort, Zeit und dem jeweiligen Kommunikationsmittel. Smart Working sollte nicht mit dem Begriff Coworking verwechselt werden, der sich auf einen gemeinsamen Arbeitsplatz bezieht. Coworking-Spaces werden vorwiegend in der Regel von Selbstständigen genutzt.
Die Arbeitswelt ist im Umbruch, geprägt durch die Globalisierung, die digitale Transformation sowie den demographischen Wandel. Das verändert auch Organisationsstrukturen und Hierarchien. Individualität, Mobilität und Vernetzung lösen starre Modelle ab. Mitarbeiter und Unternehmen müssen flexibler werden. Virtualisierung, das Cloud-Computing und moderne Kommunikationsmittel sind hierbei wichtige Motoren. Sie ermöglichen eine effizientere Nutzung vorhandener Ressourcen sowie das Finden neuer Lösungen. Virtuelle Infrastrukturen und Software aus der Cloud helfen Unternehmen, flexiblere Arbeitsplatzkonzepte anzubieten.
New Work beschreibt den aktuellen, von Digitalisierung und Flexibilität geprägten, grundlegenden Wandel vor allem der Büroarbeit. Was vor etwa 15 Jahren noch das Future Office war, hieß vor circa zehn Jahren dann Digital Office, Flexible Office oder auch Mobile Office. Seit circa drei Jahren nennt man es eher Smart Office, Smart Working, New Work oder Büro 4.0.
Dank Smartphones, Notebooks oder Tablets ist die Arbeit in vielen Bereichen deutlich flexibler geworden. Bei Smart Working geht es darum, wie flexibel, wie mobil, wie frei und unabhängig Menschen heute arbeiten können. Ziel ist, die eigene Arbeitsbelastung zu senken und die Freude an der eigenen Arbeit zu steigern. In der Regel führt Smart Working auch zu einer Steigerung der eigenen Produktivität.
Der Arbeitsplatz der Zukunft ist kein fester Ort mehr, sondern selbstbestimmt wählbar und macht Arbeiten an jedem Ort möglich. Die Entfernung zum eigentlichen Firmenstandort, dem traditionellen Büro, wird aufgrund mobiler Kommunikationsmöglichkeiten immer mehr zur Nebensache. Die Zusammenarbeit und Interaktion der Mitarbeiter erfolgt immer häufiger über E-Mail, Messenger, Chat und Videolösungen. Meetings finden mehr und mehr digital statt und erlauben so ein effektives Arbeiten von überall auf der Welt. Audiovisuelle Kommunikationskanäle wie Google Hangouts, WhatsApp, Slack oder Skype verändern die Mitarbeiterkommunikation. Cloudbasierte Software ist deshalb auch ein Trendthema. Der Zugriff auf projekt- sowie kundenspezifische Informationen ist standortunabhängig und kann von jedem Mitarbeiter genutzt werden. Alle Informationen werden durch spezielle Berechtigungsfreigaben immer auf dem neuesten Stand gehalten und sind dank automatischer Datensicherung geschützt. Mitarbeiter arbeiten in Zukunft von zu Hause aus, am Flughafen oder in der Bahn – sowie vor Ort beim Kunden. Kurzum: Das Büro der Zukunft ist überall dort, wo sich der Mitarbeiter gerade befindet.
Der digitale Fortschritt macht auch vor Badezimmer und Küche nicht halt. Intelligente Armaturen von morgen können viel mehr, als einfach nur warmes oder kaltes Wasser spenden.
Dieser Wandel braucht auch offene Raumstrukturen, die jedoch nicht mehr viel mit den klassischen Großraumbüros gemeinsam haben. In der digitalen Bürolandschaft arbeitet jeder dort, wo Platz ist beziehungsweise wo sie oder er arbeiten möchte. Der persönliche Arbeitsplatz ist Vergangenheit. Flexible Arbeitszonen, die sich an die Tätigkeiten der Mitarbeiter anpassen lassen, sind notwendig. Dazu gehören Ruhezonen mit Einzelarbeitsplätzen genauso wie Team Offices oder Gemeinschaftsbereiche, die von größeren und kleineren Gruppen genutzt werden können. Treffpunkte wie Kaffee-Ecken oder Loungebereiche mit bequemen Sitzmöglichkeiten fördern das soziale Miteinander und laden zum offenen und kreativen Austausch von Ideen und Wissen ein.
Smart Working bedeutet auch den Abschied von traditionellen Denkmustern. In der neuen Arbeitswelt haben Selbstmanagement, Selbstentfaltung, Selbstdisziplin und Selbstvertrauen einen hohen Stellenwert. Auch muss der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern ein hohes Maß an Vertrauen entgegenbringen. Dann profitieren beide Seiten davon.
Der Slogan der Smart-Working-Szene lautet: „Work smart, not hard.“ Damit ist gemeint, dass der intelligent vernetzte Arbeitseinsatz zu besseren Arbeitsergebnissen und zu einer besseren Work-Life-Balance führt. Smart Working ist als Gesamtkonzept oft noch Zukunftsmusik, aber der Trend ist in vielen Einzelentwicklungen deutlich erkennbar und immer mehr Arbeitnehmer wünschen sich flexible Arbeitsstrukturen, allen voran die sogenannten Digital Natives. Unternehmen, die Smart Working anbieten, gelten als zukunftsorientiert und machen einen guten Eindruck auf potentielle Bewerber.
Matthias Hausmann • 15. November 2024
