Clevere Zeitmanagement-Methoden steigern Ihre Produktivität, fördern die Konzentrationsfähigkeit und erleichtern Ihnen das Selbstmanagement.
Unsere Zeit ist kostbar und wir wollen sie möglichst effizient nutzen. Doch manchmal stehen so viele Aufgaben an, dass wir gar nicht wissen, wo wir anfangen sollen. Verschiedene Zeitmanagement-Methoden helfen Ihnen dabei, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. Wie sie funktionieren, erfahren Sie hier.
Beim Zeit- bzw. Selbstmanagement kommt es auf die richtige Strategie an. Verschiedene Zeitmanagement-Methoden wurden dafür entwickelt, die eigene Produktivität zu erhöhen und konzentrierter an wichtigen Aufgaben zu arbeiten. Mit der passenden Methode lernen Sie, Ihre To-dos richtig zu priorisieren und Ihre Aufgaben in einer sinnvollen Reihenfolge abzuarbeiten.
Sie können die verschiedenen Strategien des Zeitmanagements entweder einzeln anwenden oder miteinander kombinieren. Dabei kommt es nur darauf an, dass Sie eine Arbeitsweise finden, die für Sie funktioniert.
Im Idealfall reduzieren Sie mit ihr unwichtige Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen, auf ein Minimum. So vermeiden Sie Stresssituationen und finden mit der sogenannten „Eat the Frog“-Strategie vielleicht sogar einen Weg, unliebsame Aufgaben schon morgens erfolgreich hinter sich zu bringen.
Die Bedeutung einer hochwertigen Ausstattung sowie geregelter Arbeitszeiten mit Pausen werden im Home Office oft unterschätzt. Wir haben hilfreiche Tipps für alle, die auch im Home Office auf einen reibungslosen Ablauf sowie produktives Arbeiten setzen.
Das Eisenhower-Prinzip geht auf eine Rede des ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück, in der er wiederum einen Universitätspräsidenten zitierte. In der Rede Eisenhowers hieß es: „Ich habe zwei Arten von Problemen: die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig und die wichtigen sind nie dringend.” Daraus ergeben sich die vier Kriterien des Eisenhower-Prinzips: wichtig, nicht wichtig, dringend und nicht dringend.
Die sogenannte Eisenhower-Matrix bildet die Kombinationsmöglichkeiten der vier Kriterien ab, anhand derer Sie Ihre Aufgaben einordnen und entsprechend priorisieren. Stellen Sie sich eine Tabelle mit zwei Spalten und zwei Zeilen vor:
In den ersten Quadranten der Eisenhower-Matrix ordnen Sie Aufgaben ein, die wichtig und dringend sind. Diese sollten Sie daher sofort und selbst erledigen. Hierbei handelt es sich um Aufgaben, die mit einer klaren Deadline versehen sind und bei denen ernsthafte Konsequenzen oder Probleme auftreten, wenn sie nicht erledigt werden.
Im zweiten Quadranten befinden sich To-dos, die wichtig, aber nicht dringend sind. Diese Aufgaben terminieren Sie entsprechend und arbeiten Sie zu einem späteren Zeitpunkt ab.
In den dritten Quadranten sortieren Sie alle Aufgaben ein, die dringend, aber unwichtig sind. Solche Aufgaben eignen sich auch dazu, an andere Kolleg:innen oder Mitarbeitende delegiert zu werden.
In den vierten Quadranten sortieren Sie Aufgaben ein, die weder wichtig noch dringend sind. Sortieren Sie diese Aufgaben am besten direkt aus oder delegieren Sie sie, wenn nicht anders möglich, weiter.
Die Pomodoro-Methode hilft Ihnen dabei, längerfristig motiviert und effizient zu arbeiten, ohne dass Pausen dabei zu kurz kommen. Denn bei dieser Zeitmanagement-Methode wechseln sich Fokus- mit Pausenzeiten ab. Für die Durchführung benötigen Sie lediglich eine Stoppuhr oder einen Timer auf Ihrem Smartphone bzw. Laptop. Wer mit der Pomodoro-Technik arbeitet, stellt sich zunächst einen Timer auf 25 Minuten. In dieser Zeit arbeiten Sie konzentriert an einer Aufgabe und vermeiden im Idealfall Ablenkungen, z. B. durch Social Media. Im Anschluss folgen exakt fünf Minuten Pause, für die Sie die Stoppuhr ebenfalls entsprechend einstellen. Die Pausenzeit nutzen Sie beispielsweise für Dehnübungen oder um sich kurz die Beine zu vertreten. Innerhalb der fünf Minuten ist auch der Blick aufs Smartphone erlaubt.
Nach diesem Prinzip folgen 25-minütige Fokuszeiten und fünf-Minuten-Pausen aufeinander. Planen Sie jedoch maximal vier solcher Pomodoro-Intervalle hintereinander ein. Dann sollte in jedem Fall eine längere Pause von ca. 30 Minuten folgen. Danach beginnt der Ablauf bei Bedarf wieder von vorn.
Bei der Alpen-Methode geht es weder um ein Gebirge noch um Bergsteigen. Stattdessen handelt es sich bei dem Begriff ALPEN um ein Akronym, das sich aus den Anfangsbuchstaben der folgenden Wörter zusammensetzt:
A – Aufgaben notieren, die erledigt werden müssen.
L – Länge bzw. Dauer der Bearbeitungszeit für jede Aufgabe einschätzen und ebenfalls auf der To-do-Liste notieren.
P – Pufferzeit einplanen. Dabei gilt: Etwa 40 Prozent der gesamten Arbeitszeit sollten als Puffer dienen. Dementsprechend verplanen Sie lediglich 60 Prozent Ihres Arbeitstages mit konkreten Aufgaben. Den Puffer nutzen Sie dann beispielsweise für Unvorhergesehenes, das jederzeit dazwischen kommen kann.
E – Entscheidungen treffen. Beim wichtigsten Schritt der Alpen-Methode geht es darum, die bisherigen Aufgaben nach ihrer Relevanz und ihrer Dringlichkeit zu priorisieren. Die wichtigsten und dringlichsten Aufgaben erledigen Sie zuerst, die unwichtigen und nicht dringenden To-dos sollten Sie am besten ganz von der Liste streichen.
N – Nachkontrolle: Überprüfen Sie am Ende des Tages, ob Sie alle Aufgaben erledigt und Ihre Ziele erreicht haben.
Bei der „Eat the Frog”-Methode greift das altbekannte Prinzip „Erst die Arbeit, dann das Vergnügen“. Demzufolge starten Sie Ihren Tag mit einer unliebsamen Aufgabe, dem metaphorischen Frosch. Dies ist beispielsweise eine besonders lästige, bereits mehrfach aufgeschobene Aufgabe oder die, die am längsten dauert und viel Denkleistung in Anspruch nimmt. Für diese benötigen Sie viel Motivation, Willenskraft und Energie. Es lohnt sich, die Aufgabe direkt zu Beginn des Tages abzuarbeiten. Denn dann sind die meisten Menschen noch energiegeladener als am Nachmittag.
Ein besonderer Vorteil dieser Zeitmanagement-Methode: Sie fühlen sich richtig gut, nachdem Sie den „Frosch“ direkt am Morgen „gegessen“ haben und starten mit einem Erfolgserlebnis in den Tag. Die restlichen Aufgaben kommen Ihnen im Vergleich umso leichter und angenehmer vor und Sie werden von dem beruhigenden Gefühl begleitet, zu wissen, dass Sie das Schlimmste bereits hinter sich haben.
Bei der Pareto-Zeitmanagement-Strategie arbeiten Sie nach der 80/20-Regel. Diese besagt laut Erfinder und Namensgeber der Methode, Vilfredo Pareto, dass mit nur 20 Prozent des Zeitaufwands bereits 80 Prozent des gewünschten Ergebnisses erzielt werden. Umgekehrt bedeutet das jedoch auch, dass 80 Prozent unseres Einsatzes nur 20 Prozent des Arbeitsergebnisses hervorbringen. Das Pareto-Zeitmanagement-Prinzip verdeutlicht, dass wir häufig viel Zeit in Aufgaben investieren, die nicht direkt zu dem gewünschten Ergebnis bzw. Ziel beitragen. Wir arbeiten ineffizient.
Wer mit der Pareto Technik arbeiten will, muss zunächst herausfinden, welche Aufgaben mit geringem Input zum größten Output führen. Diese Aufgaben werden dann priorisiert, sodass Sie die wichtigsten To-dos zuerst erledigen. Die Prioritätenliste mit den wichtigsten Aufgaben steht also an erster Stelle. Übrige, weniger wichtige Aufgaben, Details und Kleinigkeiten erledigen Sie im Anschluss, wenn noch Zeit ist.
Die GTD-Technik hilft Ihnen dabei, einen Überblick über Ihre Aufgaben zu erhalten und konzentriert an Ihren To-dos zu arbeiten. Dabei halten Sie sich bei dieser Zeitmanagement-Strategie an die folgenden Schritte, um Ihre Ziele zu erreichen:
1. Alle Aufgaben sammeln und erfassen.
2. Die To-do-Liste sortieren. Ordnen Sie Ihre Aufgaben verschiedenen Projekten zu, untergliedern Sie sie in Teilaufgaben und priorisieren Sie die Aufgaben.
3. Alle unerledigten Aufgaben organisieren. Kategorisieren Sie die Tasks (z. B. persönlich, Job, Haushalt).
4. Die Aufgaben regelmäßig durchsehen. Bei der GTD-Methode überprüfen Sie Ihr System immer wieder und schaffen bei Bedarf neue Ordnung. Dabei verändert sich im Laufe der Woche vielleicht die Priorität einzelner Aufgaben. Nehmen Sie sich diesen Schritt idealerweise einmal vor Beginn und nach Ende der Arbeitszeit vor, sodass Sie zum einen organisiert in den Tag starten und zum anderen Aufgaben für den nächsten Tag planen können.
5. Die Aufgaben erledigen. Beim Abarbeiten helfen die vier Kriterien Priorität, Kontext, verfügbare Zeit und verfügbare Energie. Anhand dieser Kriterien wählen Sie die passende Aufgabe aus, die Sie erledigen wollen. Dabei beginnen Sie beispielsweise mit der wichtigsten Aufgabe des Tages (Priorität), erledigen anschließend zugehörige Aufgaben (Kontext), nehmen sich für die Zeit zwischen zwei Meetings eine kurze Aufgabe vor (Zeit) und heben Sie sich für das Nachmittagstief ein To-do auf, das weniger Denkleistung und Kreativität bedarf (Energie).
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Matthias Hausmann • 11. November 2020
